3分でわかる中古車ビジネスの“ツボ” ユーザーと文書でやり取りを行う時、押さえておくべきポイントとは？

二輪販売店における日常的な業務の一つに、「問い合わせに対する返答」がある。バイクという商品を扱うため、最も多いのは車両の在庫確認や見積もり依頼、コンディションに関する問い合わせなどだろう。それ以外にも修理やカスタム、オイル交換の問い合わせなど様々。直接、来店したユーザーであれば、対面で説明ができるが、問い合わせフォームやメールによる問い合わせの場合は「返信」という作業が必要になる。

また、パーツやケミカル品メーカーの営業マンとのビジネスメールのやり取りも日常的に行われる。最近は通常メールよりも専用の問い合わせフォームからの問い合わせが圧倒的に多いが、業者とのやり取りにおいては、メーカー独自の受発注システムを用いるか、通常のメールでのやり取りが一般的だろう。

どの手段であっても、文章にして伝える、という行為そのものは同じ。そして、そこには最低限のマナーや定石がある。どのような言葉を使うのかによって、相手に与えるイメージは大きく変わる。プラスになることもあれば、マイナスイメージを持たれてしまうこともあるだろう。これは、どのビジネスにおいても言える共通の問題でもある。　そこで今回は、メッセージの送受信において、抑えておくべきポイントについて、いくつか紹介する。

プラスイメージを与えるためのビジネス文書作成法

①件名にはキーワードを
ポイントとなるキーワードは必ず盛り込む。ごく普通に「〇〇の在庫の件」、「〇〇の納期について」などと書けば十分だ。「〇〇ツーリング、開催します！」あるいは「〇〇が入荷しました」という件名も分かりやすくて良いだろう。

②相手の名前を必ず書く
いきなり要件を書くのではなく、必ず相手の名前を宛名として書く。これがユーザーならば、「山田太郎様」「佐藤一郎様」でOKだが、業者の場合は社名、部署名、役職名（ある場合）、名前の順で書くのが基本。例えば「株式会社ABC工業営業1課 課長 田中次郎様」といった具合だ。個人名を書くときは、企業名に「御中」は不要。「様」と「御中」を一緒に使うのはNGだ。

③挨拶の言葉を書く
相手の名前の後に必ずひと言、挨拶の言葉を入れる。「いつもお世話になっております」が一般的。初めてメールする相手であっても、関係が継続しているかのように「お世話になって・・・」と書くのが普通だ。返信文であれば、「お問い合わせありがとうございます」も重宝するフレーズ。その後に続けて「バイクショップABCの〇〇です」と書いておけば完璧だ。

場合によっては短い時間で何度かやり取りをすることもある。その場合は、何度も「お世話になっております」と書くと、くどく感じられることもあるので、「早々のご返信ありがとうございます」などと言葉を言い換えれば良いだろう。

④挨拶の言葉を書く
伝えたい内容がいくつかある場合は、ポイントを箇条書きにし、その下に説明を加えると、スッキリして分かりやすい。センテンスの中にすべての要素（伝えたいこと）を入れてしまうと、文字数が多くなり読みにくくなってしまうため、見落としも出てしまう。だが、箇条書きにすることで、一貫性が高くなるため、読みやすさは格段にアップするのだ。そして文章の最後には、締めの言葉を必ず入れる。「宜しくお願いいたします」が一般的だが、見積もり等を提示した時は、「ご検討のほど宜しくお願いいたします」と付け加えると良いだろう。最近は「引き続き宜しくお願いいたします」も多く用いられる言葉だ。

そして最後の最後には誰が送ったメッセージかが分かるよう店名、名前（役職名）を加える。